V krizi je najboljša neposredna komunikacija


Načrtujte danes, preplah sprožite pozneje. Mislite na rezultat. Tako o izzivih notranjih komunikatorjev v času gospodarske krize svetuje Rob Briggs, predsednik združenja IABC za Evropo in Srednji vzhod, ki sicer prihaja iz angleške podružnice Royal Bank of Canada. Briggs je marca sodeloval na seminarju slovenske podružnice IABC v Ljubljani. Ali se je delo komunikatorjev, ki delujejo v podjetjih, z gospodarsko krizo spremenilo?

"Pomembna sta dva elementa: opaznost vodstvenih kadrov in neposredno komuniciranje z ljudmi," tako o notranjem komuniciranju podjetij v času gospodarske krize pravi Rob Briggs, predsednik združenja IABC za Evropo in Srednji vzhod iz angleške podružnice Royal Bank of Canada.

Potreba po notranjih komunikatorjih še nikoli ni bila tolikšna kot zdaj. Podjetja se morajo v kriznih časih, ko so prisiljena varčevati ali morajo sprejemati težke odločitve, še bolj nasloniti na svoje zaposlene. Notranji komunikatorji jim pomagajo, da upravljajo svoj ugled. Če zaposleni ne vedo, kaj se dogaja, se bo zmanjšala storilnost, podjetje utegnejo zapustiti najpomembnejši delavci ali še huje - spomnite se na menedžerje, ki so jih pred kratkim ugrabili v Franciji.

Dobri notranji komunikatorji poskrbijo za to, da zaposleni dobivajo točna in dosledna sporočila iz vseh delov organizacije. Njihovo delo se zdaj samo po sebi ni spremenilo, je pa bolj naporno in zahteva več posvetovanja z vodstvenimi delavci ter dobro izpeljano in poceni izvedbo. Pomembna sta dva elementa: opaznost vodstvenih kadrov in neposredno komuniciranje z ljudmi. Zaposleni ne potrebujejo govoric, temveč zagotovila.

Katerim deležnikom morajo komunikatorji v podjetjih v tem času nameniti še prav posebno pozornost in zakaj?
Vsem! Vodstvo podjetja želi vedeti, kako bi v podjetju lahko ohranilo visoko stopnjo zanosa, dobavitelji želijo vedeti, ali jim bodo plačali, zaposleni pa, ali še imajo službo. Menedžerji želijo veljati za verodostojne in želijo imeti visoko učinkovite zaposlene. Če vodstvo podjetja svojih zaposlenih ne obvešča o dogajanju, ti zelo težko učinkovito opravljajo svoje delo. Vodstvo podjetja želi vedeti tudi, o čem razmišljajo v neposredni proizvodnji - morda se bojijo za svoja delovna mesta.

Bistven je tudi odnos z dobavitelji. Če vaš dobavitelj misli, da boste propadli, zakaj bi vam še pošiljal stvari, ki jih potrebujete? Dobavitelje morate pomiriti in jim zagotoviti, da njihova pogodba o dobavi ni ogrožena (če je to seveda res) in da jim boste še vedno plačevali za vse dobavljeno.

Zaposleni morajo imeti dostop do informacij, ki jim lahko zaupajo. Zato morajo biti višji vodstveni delavci dosegljivi ter si morajo vzeti čas za iskren in neposreden pogovor s svojim osebjem. Pošiljanje sporočil prek elektronske pošte ali opomnikov preprosto ne zbuja dovolj velikega zaupanja.

Delničarji in lastniki morajo kajpak vedeti, kakšna bo prihodnost podjetja. Za to, da bi podjetje razblinilo govorice na trgu ali okrepilo svoj ugled, je morda dobro, da o sebi na kratko obvešča tudi medije in panožni strokovni tisk.

Ali so med podjetji velike razlike? V katerih panogah morajo notranji komunikatorji ta hip najbolj trdo delati? In zakaj prav v teh?
Drži, med podjetji so velike razlike. Mala podjetja, z manj kot 50 zaposlenimi, morda niti ne potrebujejo pomoči notranjih komunikatorjev, razen za kakšne posebne projekte ali odnose z mediji. Toda večja podjetja njihovo strateško in taktično podporo brez dvoma potrebujejo. Vsem panogam pa je skupno to, da morda potrebujejo različne taktike, da pa pri potrebi po komuniciranju med njimi ni razlik.

Največ dela zdaj nalagajo svojim komunikatorjem v finančnih podjetjih. Ugled finančne dejavnosti je po vsem svetu močno načet. Če želijo izboljšati moralo, ohraniti tok informacij in obvladati spremembe, potrebujejo notranji komunikatorji iz organizacij, ki jih je zdesetkalo pomanjkanje sredstev, verodostojne komunikacijske poti - še zlasti, če se morajo finančna podjetja reorganizirati zaradi zniževanja stroškov ali združitev in pripojitev.

Katero je najpomembnejše sporočilo, ki ga morajo danes uveljaviti notranji komunikatorji?
Načrtujte danes, preplah sprožite pozneje. Mislite na rezultat. Kaj želite doseči? Kaj želite, da si mislijo, čutijo, govorijo ali počnejo zaposleni? Mislite na končni cilj in to vam bo pomagalo, da boste lahko izbrali najprimernejše medijske poti za prenos svojih sporočil. Poskrbite za to, da boste imeli pri roki merila za ocenjevanje uspešnosti ali da boste dobili povratne informacije, saj vam bo to omogočilo, da boste lahko vedeli, da so vaša sporočila zares razumljena.

Ali morajo notranji komunikatorji zdaj bolj zavzeto komunicirati z notranjo javnostjo kot pred gospodarsko krizo?
Komuniciranje mora biti na splošno pogostejše in precej bolj neposredno. Najpomembneje je, da poskrbimo za doslednost komunikacij prek vseh poti - da zaposleni dobivajo vsaj približno enaka sporočila - ki nikoli niso čisto ista. Toda vedeti moramo tudi to, ali je komuniciranja preveč ali premalo, zato moramo nujno zbrati povratne informacije.

Katere komunikacijske poti so najprimernejše za notranje komuniciranje v težkih gospodarskih časih?
Neposredno komuniciranje. Menedžerje pripravite do tega, da bodo šli iz pisarn in se pogovarjali z zaposlenimi. Višji menedžerji in vodstveni delavci morajo biti zelo opazni in zelo verodostojni. Naročite jim, da organizirajo sestanke z nižjim in srednjim osebjem - če tega že ne počnejo -, saj bodo s tem lahko neposredno od zaposlenih slišali, katera so žgoča vprašanja pri poslovanju. Vztrajno uporabljajte majhno število kratkih in verodostojnih sporočil. Sporočajte dejstva - in ne poskušajte prikrojevati resnice. Poskrbite za to, da bodo vaša sporočila ponovljena še v drugih sredstvih in orodjih za obveščanje: notranjih glasilih, na sestankih zaposlenih, informativnih sestankih, notranjih predstavitvah in tako naprej.

Gospodarska kriza ponuja notranjim komunikatorjem tudi priložnost za to, da potrdijo svoj pomen in prispevek k bilanci podjetij. Kako naj to sploh storijo?
Kot notranji komunikator nikoli ne smete pozabiti na poslovni del vloge, ki jo imate v podjetju. Dober komunikator mora v organizaciji veljati za verodostojnega. Da bi to lahko dosegel, mora biti sposoben govoriti isti jezik, kot ga govori šef ali višji poslovodni delavci. Če delate na področju financ, pojdite na tečaj o financah, seznanite se s tem, katere finančne storitve prodaja vaše podjetje, in poskrbite za to, da boste razumeli, kaj se dogaja v vaši panogi. Že na začetku se morate dogovoriti glede pričakovanj in poskrbeti morate za to, da boste sploh znali izmeriti svoj uspeh.

Za to, da bi izmerili stopnjo razumevanja sporočil v podjetju, opravite hitro anketo - ko vam bo, na primer, 60 odstotkov zaposlenih dejalo, da razumejo strategijo podjetja - in čez določen čas to anketo ponovite, da boste videli, ali so se vaši rezultati izboljšali. Zberite povratne informacije od vseh ključnih deležnikov - so sporočilo res razumeli?

Bodite pozorni na določene količine, kot sta stopnja pridobivanja in ohranjanja zaposlenih - številke bi vam morale biti dosegljive v oddelku za človeške vire. Sta se zaradi vaše dejavnosti spremenili? Če delate v veliki organizaciji, uvedite nov postopek izmenjave informacij, ki bo menedžerjem prihranil čas. Če vam uspe prihraniti uro menedžerjevega časa na mesec in je ta ura vredna sto evrov, boste podjetju v 12 mesecih prihranili 1.200 evrov. In predstavljajte si, da ima vaše podjetje sto takšnih menedžerjev!

Z eno samo izboljšavo ste privarčevali 120 tisoč evrov - verjetno več, kot znaša vaša plača. Uporabite takšne in podobne številke in kmalu boste osvojili srce finančnega direktorja. Brez ugleda ni posla - se spomnite Enrona, Arthurja Andersona, Lehman Brothers? Za to, da ohranite ugled, pa se že menda splača plačati strokovno usposobljenega poslovnega komunikatorja, kajne?



Kdo je Rob Briggs
Rob Briggs je predsednik mednarodnega združenja poslovnih komunikatorjev IABC za Evropo in Srednji vzhod. Zaposlen je v angleški podružnici banke Royal Bank of Canada , pred tem pa je delal v nizozemski banki ABN Amro v Amsterdamu. Ima več kot 15 let delovnih izkušenj s področja razvoja komunikacijskih strategij za multinacionalne družbe in strastno verjame v moč ljudi. Marca je na seminarju slovenske podružnice IABC, ki ga je sklenila okrogla miza z naslovom Kdo je zanetil krizo: banke, novinarji, komunikatorji ali vsak po malem, predaval o vlogi in pomenu internega komuniciranja v času krize.

Vir: Finance.si

Ecetera d.o.o.

Motnica 7a
SI-1236 Trzin
Slovenia

telefon: +386 1 600 10 10
e-pošta: info@ecetera.si
www.ecetera.si
To spletno mesto uporablja spletne piškotke. Z nadaljevanjem uporabe spletnega mesta dajete soglasje za namestitev piškotkov na vašo napravo, s katero dostopate do spletnega mesta. Več o piškotkih si lahko preberete tukaj.
Ne strinjam se